0

Porady prawne online: E-doręczenia

Data2023-12-30

W dzisiejszych czasach, kiedy nowe technologie stale postępują, nie sposób pozostawać obojętnym na zmiany, jakie niosą w różnych dziedzinach życia i obrotu. Jedną z innowacji prawnych są e-doręczenia, wprowadzone Ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, która otwiera przed nami nową erę w doręczeniach korespondencji. Niniejszy wpis na blogu ma również na celu przedstawienie ostatnich aktualizacji w zakresie przesunięcia czasowego obowiązku stosowania e-doręczeń dla podmiotów wskazanych w ustawie tj. 01.10.2024.

Tytułem wstępu jak w skrócie wyjaśnia strona rządowa na stronie  https://www.gov.pl/web/e-doreczenia „e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru”

Ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych określa:

1) zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej;

2) zasady i warunki świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej;

3) zasady wykorzystywania kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi.

Ustawa o Doręczeniach Elektronicznych, wprowadzona w odpowiedzi na dynamiczny rozwój technologii cyfrowych, zmierza do usprawnienia procesów prawnych poprzez zastosowanie środków elektronicznych. W miejsce tradycyjnych papierowych dokumentów wchodzą cyfrowe formy, co ma na celu nie tylko zwiększenie przejrzystości, ale także skrócenie czasu trwania procedur. Co najważniejsze we wprowadzanych rozwiązaniach to zapewnienie prywatności i bezpieczeństwa danych osób uczestniczących w tym procesie.

Z takiej komunikacji będą korzystać podmioty publiczne, firmy i zawody zaufania publicznego, ale też obywatele – przy czym ci ostatni mogą, ale nie muszą, zakładać skrzynki.

W zakresie zawodów zaufania publicznego i firm zgodnie z art. 9 ustawy do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest obowiązany:

1) adwokat wykonujący zawód;

2) radca prawny wykonujący zawód;

3) doradca podatkowy wykonujący zawód;

4) doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;

5) rzecznik patentowy wykonujący zawód;

6) notariusz wykonujący zawód;

7) podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 1683 i 2436);

8) podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o której mowa w art. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. z 2022 r. poz. 541).

W stosunku do podmiotów 1-7 przepisy wchodzą w życie 01.10.2024, a w stosunku do podmiotu z pkt. 8 dopiero 01.10.2026

W odniesieniu do obywateli ustawa przewiduje, że obywatel będzie miał jeden adres dla całej komunikacji z administracją, skrzynkę e-doręczeniową. Korespondencja – co do zasady – będzie nadawana i odbierana przez podmiot publiczny w postaci elektronicznej, co oznacza, że taki podmiot będzie musiał posiadać adres do doręczeń elektronicznych. Na potrzeby realizacji doręczenia elektronicznego zostanie stworzony nowy rejestr publiczny, tzw. baza adresów elektronicznych. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do tej bazy – zobowiązuje podmiot publiczny do doręczania pism na ten adres. Usługa doręczenia elektronicznego będzie świadczona na polskim rynku przez operatora wyznaczonego, którym do końca 2025 r. będzie Poczta Polska.

Przewidziano również rozwiązania pośrednie w stosunku do tych obywateli, którzy nie korzystają z nowych cyfrowych technologii. Ma ona polegać na pozostawieniu takim obywatelom wyboru formy nadania/doręczenia korespondencji (papierowa lub elektroniczna) i możliwości przetworzenia przez podmioty publiczne i przedsiębiorców korespondencji nadanej elektronicznie do postaci papierowej oraz jej doręczeniu w takiej postaci, lub na nadaniu korespondencji w postaci papierowej, przetworzeniu jej do postaci elektronicznej i doręczeniu w takiej postaci. Nie ulega kwestii, iż jest to dobre rozwiązanie, które warto pochwalić.

Na potrzeby e-doręczeń powstała baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. Jest to publiczny rejestr, który zawiera zamknięte katalogi danych dotyczących m.in. podmiotów niepublicznych będących osobą fizyczną oraz podmiotów niepublicznych niebędących osobą fizyczną.

Listy danych podlegających przetwarzaniu zawarte są odpowiednio w art. 26 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych

Regulacja będzie wchodzić w życie etapami w stosunku do różnych podmiotów.

W ostatnim miesiącu doszło do zmian w zakresie terminów wejścia w życie. Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązku stosowania e-doręczeń było możliwe dzięki uchwaleniu przez Sejm 13 grudnia br. nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych podpisanej 16 grudnia przez prezydenta. Zgodnie z nią uruchomienie rozwiązań umożliwiających powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem usługi doręczenia elektronicznego powinno nastąpić pomiędzy 30 marca 2024 r. a 1 stycznia 2025 r. – natomiast obowiązek wyznaczenia konkretnej daty i poinformowanie o niej stosownym komunikatem spoczął na ministrze cyfryzacji. Zgodnie z Komunikatem nowego ministra cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2023 roku zmieniającym komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym datę wprowadzenia obowiązku stosowania e-doręczeń przesunięto z 30 grudnia br. na 1 października 2024 r.

Jest to zgodne z postulowanym przez środowiska prawnicze przesunięciem terminów wejścia w życie e-doręczeń celem lepszego i bardziej profesjonalnego wdrożenia rozwiązań.

Reasumując nie ulega kwestii, iż e-doręczenia to adekwatne i zgodne z rozwojem technologicznym rozwiązania w polskim obrocie prawnym, które mają wiele zalet dla obywateli, jak również dla przedsiębiorców i osób wykonujących zawody zaufania publicznego, w tym radców prawnych i adwokatów. Wprowadzanie jednak takich doniosłych dla praktyki obrotu rozwiązań zawsze musi być dobrze przygotowane od strony technologicznej oraz prawnej. W związku z powyższym należy docenić, iż nowy rząd i ministerstwo cyfryzacji podeszło profesjonalnie do tematu wydłużając termin obowiązku stosowania e-doręczeń dla podmiotów wskazanych w ustawie, spełniając słuszne oczekiwania i postulaty przedstawicieli władz środowisk prawnych adwokackich i radcowskich. Stanowi to jednocześnie dobry prognostyk na przyszły rok w kontekście bardzo dużych zmian w 2024 w prawie nowych technologii.

WŁĄCZ BEZPIECZEŃSTWO NA CO DZIEŃ – WYBIERZ KORZYSTNY ABONAMENT
SMART ABONAMENT

ZAUFALI NAM M.IN

W Polsce i za granicą